目次
Zoomでセミナーをするにあたって大学側で準備しておくこと
Zoomでセミナーをするにあたり、大学側で準備しなければならないことは、以下の4点です。
・安定した回線の確保
・マイク、照明の手配
・パソコンのスペックの確認
・セミナーの実施場所
それぞれ詳しくご説明しますので、しっかり準備しましょう。
安定した回線を確保する
回線が安定していないと映像が途切れたり、音声が聞こえなくなったりする場合があります。回線トラブルによって何度もセミナーが中断してしまうと、参加者が途中で退席してしまう恐れがあります。
事前にスピードテストを行い、大学の回線スピードを確認しておきましょう。スピードテストを行うのにおすすめのサイトもご紹介しますので、ぜひ試してみてください。
・Google「スピードテスト」
Googleでスピードテストをするには、以下の手順で行う必要があります。
1.https://www.google.com/にアクセスする
2.「スピードテスト」と検索すると、検索画面の上部に「インターネット速度テスト」が表示される
3.「速度テストを実行」をクリックすると、スピードテストが行われる
・ファストコム（https://fast.com/ja/）
URLにアクセスするだけで、すぐにスピードテストが開始されます。
スムーズにセミナーを開催するために、必要な回線速度の目安は20mbbs以上です。
回線の速度は時間によっても異なります。スピードテストは1日に3回（朝・昼・夜）チェックをして平均値をとると、正確な情報を得られるでしょう。
マイクや照明の手配をする
セミナー中の音声が聞き取りづらかったり、共有画面が見づらかったりすると、参加者はストレスを感じてしまい、セミナーの内容が頭に入ってこなくなります。
参加者にストレスを感じさせないためにも、高品質のマイクや照明を手配しましょう。
マイクを選ぶ際は、音声がクリアに聞こえるか、周りの音を拾わないかの2点に気をつけてください。指向性マイクを使うとよりクリアな音声を届けられるでしょう。
日中でも、セミナーを開催する場所によっては照明をしないと画面が見えづらい場合があります。参加者にセミナーの内容をしっかり理解してもらうためにも、モニター用の照明を準備してください。
パソコンのスペックを確認する
セミナーに使用するパソコンのスペックを確認しましょう。なぜなら、画面共有をするには高いスペックが必要となるからです。
Zoomでの推奨しているパソコンのスペックは、デュアルコア2Ghz以上、メモリは4Gbです。これよりもスペックの低いパソコンでは、セミナーのスムーズな進行は困難でしょう。
コストを抑えるために安い中古パソコンで間に合わせたり、大学で余ったPCを使ったりしないようにしましょう。セミナーの中断は参加者の離脱につながり、志願者数の減少に影響を与えかねません。
セミナーの実施場所を考慮する
セミナーを実施する場所は非常に重要です。なぜなら、マイクが周囲の騒音をひろってしまい、セミナーの内容が聞き取りづらくなります。
また、セミナーを開催中に関係者以外の人が入ってこないように気を付けてください。話をしているときに誰かが入ってきてしまうと、話が中断してしまい、参加者の集中力が途切れてしまう可能性があります。
セミナーを実施するにあたり、最適な場所は以下のような場所です。
・会議室
・空き教室
セミナーを実施する場所の隣の部屋にも気をつけましょう。壁の薄い建物であれば、隣の部屋の音が響くことがあります。
セミナーを実施する部屋は、静かで、急に人が入ってこない場所を確保するようにしましょう。
Zoomの利用にあたって高校生側に伝えておくこと
Zoomを利用するにあたり、高校生側にも伝えておかなければならないことがあります。
高校生の中にはZoomを使ったセミナーに参加した経験がない人もいるため、参加方法や事前準備がわからない場合が多いからです。
セミナー当日に高校生が参加できなくなってしまうトラブルを防ぐためにも、これからご紹介する内容を高校生にしっかり伝えましょう。
Zoomの参加方法について伝えておく
Zoomを利用したことがない高校生のために、参加方法について事前に詳しく伝えておきましょう。
Zoomはパソコンやスマホ、タブレットなど、どのデバイスからでも参加できますが、Zoomを利用したことがない人にとってはパソコンでしか参加できないものだと勘違いをしている場合があります。
また、送られてきたURLをクリックするだけでセミナーに参加できることも、はじめて参加する人はわかりませんので、事前に伝えておくと参加者が安心するでしょう。
事前準備のお願いをする
お手持ちのデバイスから簡単に参加できるZoomですが、参加する高校生に事前にふたつのことをお願いしておくと、スムーズにセミナーをすすめていけるでしょう。
高校生に事前にお願いすることは、以下の2点です。
・マイクをミュートにしてもらう
・アプリを準備しておく
参加者のマイクをミュートにしてもらわないと、それぞれの騒音をマイクがひろってしまい、セミナー内容を聞き取ることが困難になってしまいます。
また、セミナーのURLをクリックした際に、ユーザー登録を求めるメッセージが表示される場合があります。ユーザー登録をしなくてもセミナーには参加できるのですが、ユーザー登録の入力を初めてしまうと、セミナーへの参加が遅れてしまいかねません。
そのため、Zoomのアプリを事前にインストールしてもらうように伝えておくことが大切です。時間に余裕をもってユーザー登録ができますし、マイクのミュート設定もセミナーがはじまる前に行うことができます。
時間になって慌てないために、マイクのミュートとアプリの準備は行ってもらうと安心でしょう。
Zoomで大学入試に関するセミナーを開催する際の注意点
Zoomで大学入試に関するセミナーを開催する際、どのような点に注意すればいいのでしょうか。
月末の開催日程は避ける
月末はスマホの通信量制限がかかりやすいため、月末にセミナーを開催すると参加できない高校生がでてきてしまいます。また、可能であればWi-Fiが利用できる環境でセミナーに参加してもらえるようにアナウンスしておくと安心です。
しかし、Wi-Fiであっても契約内容によっては通信制限がかかる場合があります。通信制限を気にすることなくセミナーに参加してもらいやすい時期は、月の半ばが理想的といえるでしょう。
Zoomの機能について習熟しておく
セミナーをスムーズに進行するために、Zoomの機能について習熟しておく必要があります。セミナーをスムーズ進行できないと、高校生からの大学に対するイメージが下がってしまうことにもつながるでしょう。
セミナーが途中で中断してしまったり、機械トラブルなどを繰り返してしまったりすると、高校生はこの大学に通って大丈夫なのだろうかと不安になります。
大事な進路を選択するわけですから、少しでも不安材料を与えないように気を付けてください。
具体的には、以下の機能を習熟しておきましょう。
・ホストの名前の変更の仕方
・ミュートのコントロールやカメラのオンオフ
・画面共有の切り替え
・レコーディング機能
操作方法はZoomの公式サイトに掲載されてありますので、実際にZoomを触って練習してみてください。もちろん、事前にZoomを使ってセミナーの練習しておくことも重要です。
また、カメラのオンオフやミュートのコントロールは、外部の機器を使って行うことができます。
当日にぶっつけ本番をしないように、しっかりと準備しておいてください。
Zoomのセミナ―で有効活用したい機能
Zoomのセミナーは、無事に実施することも大切ですが、その後に開催するセミナーや施策をより良いものにアップデートしていくために、実施した内容を振り返る必要があります。
以下の機能は、参加者との相互コミュニケーションが図れる機能です。
・チャット機能
・Q&A
・アンケート機能
チャット機能やQ＆A機能を活用して参加者から質問してもらいましょう。コミュニケーションをとることで、参加した高校生の大学への興味・関心が高まるはずです。
アンケート機能は今後のセミナーや施策を実施する際に参考資料としてデータになります。参加してもらった学生に質問したい内容をあらかじめ考えておいて、アンケートに答えてもらいましょう。
セミナーは無事に実施することも大切ですが、その後の改善策や施策を考えるようにすることも重要です。常に先の目標を見据えて一つひとつの施策を実行していきましょう。
まとめ
Zoomを利用したオンラインセミナーをスムーズに開催するためには、安定した回線の確保やパソコンの周辺機器をそろえるなどの事前準備が重要です。
より多くの学生にセミナーに参加してもらうために、わかりやすい参加方法を記載した資料を作成して案内してください。
Zoomの機能を最大限に生かして、オンラインセミナーを成功させましょう。